Правила хранения документов

Сохранность документов зависит от того, в каких условиях они хранятся. Специализированные архивные хранилища для документов создают далеко не все организации. Совершенно не обязательным является собственный архив для компаний среднего и малого размера. Чаще всего они выделяют небольшую комнату или даже место в помещении другого назначения под архив. Приобретают картонные коробки в Москве — https://www.korobok.ru/produktsiya/gofrotara/arhivnie_koroba/ или другом городе, устанавливают стеллажи. Условия хранения любых документов в любом случае должны соблюдаться, чтобы можно было быть уверенным в надлежащем состоянии важных бумаг. Уберечь от порчи документы можно, если приложить определенные усилия и соблюдать несложными правила.

Прежде всего, нужно будет позаботиться об охране бумаг. Хищение или утрата их должны быть исключены, вероятность таких событий нужно сократить до минимума. Чаще всего в организациях заводят специальные журналы, в которых пишут, на какой срок и кто именно взял из архива определенные бумаги. Сигнализация в помещении, где хранится документация, также является обязательной. Кроме того, нужно будет позаботиться о пожарной охране. Архивные хранилища должны иметь огнестойкие стены и перегородки. Место для размещения архива нужно подбирать таким образом, чтобы возможность возгорания была минимальной.

Влажность и температура в архиве также должна быть оптимальными для хранения бумаг. Рекомендуемые параметры – пятьдесят-пятьдесят пять процентов относительной влажности и семнадцать-девятнадцать градусов Цельсия. Механические средства увлажнения устанавливаются в том случае, если климат необходимо дополнительно регулировать. Проветривать хранилища время от времени также нужно. В обычных помещениях некоторое время хранить документы также можно, но срок не должен быть длительным, то есть превышать шесть месяцев.

Архивные документы должны храниться в темноте. Специальные коробки, папки и стеллажи помогут соблюсти данное условие. Файлы из полиэтилена использовать для хранения бумаг нельзя ни в коем случае. Внутри хранилища может быть как естественное, так и искусственное освещение. Плафоны ламп во втором варианте обязательно должны быть закрытого типа.

Порядок и чистота – еще два условия, которые необходимы для создания оптимальных условий в хранилище. Плесень, пыль и грызуны появляться в помещении не должны. Следует применять специальные антисептики во время влажной уборки. Непроветриваемые зоны нужно исключить, циркуляция воздуха должна быть обязательно по всей комнате.

Внимание также нужно будет уделить расстановке мебели. Между стеллажами, на которых будут храниться документы, следует оставить проходы, ширина которых должна составлять семьдесят пять-сто двадцать сантиметров. От пола нижнюю полку должно отделять пятнадцать и более сантиметров. Время поиска любой бумаги следует постараться сократить до минимально возможного. В архивах нередко используют специальные схемы, по которым можно в любой момент найти все нужные бумаги. Папки и коробки подписываются ярлычками, на которых написано, что именно содержится внутри.

Оставить комментарий


2 × четыре =

Карта сайта | Информация | Публикации | Статьи | Вверх ↑